ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ ПО ВЪТРЕШЕН КАНАЛ

ИНФОРМАЦИЯ

за условията и реда за подаване на сигнали по вътрешен канал

съгласно чл. 12, ал.4 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения

(във връзка с Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г.)

в сила от 5 май 2023г.

за клиентите на „Водоснабдяване и Канализация” ООД – град Русе

 

 

А.  Процесуален ред за разглеждане на сигнали, приети по вътрешен канал                                     

1. На какви ценности се основава процедурата по разглеждане на сигнали?
2. При какви случаи се използва процесуалният ред?
3. Какви сигнали се разглеждат в рамките на процесуалния ред?
4. Как е устроена процедурата за разглеждане на сигнали?

Б. Подаване на сигнал по вътрешен канал                                     

1. Кой може да подава сигнал?
2. Как се подава сигнал?
3. За какво може да се подаде сигнал?
4. Каква информация за нарушение трябва да се съдържа в сигнала?

В. Предприемане на действия по вътрешен канал                                   

1. Какво се предприема след получаване на сигнал?
2. Какво се предприема при разглеждане на подаден сигнал?
3. Кога се прекратява проверка по получен сигнал?
4. Кога сигналът се препраща да органа за външно подаване на сигнали?
5. По какъв начин лицето, подаващо сигнал, участва при разглеждането на сигнала?
6. Какъв е срокът за разглеждане на подадения сигнал?
7. Безплатна ли е процедурата за подаване на сигнал?

Г. Интегрирани принципи в процедурата по разглеждане на сигнал:                                  

1. По какъв начин е гарантирана тайната на процедурата по разглеждане на сигнали?
2. Защитено ли е лицето, подаващо сигнал за нарушения, от неблагоприятни последствия за него?
3. Явява ли се процедурата по разглеждане на сигнали безпристрастна?
4. Какви допълнителни принципи се прилагат към процесуалния ред?
5. Могат ли засегнатите лица да се ползват от правото си на иск пред съда?
6. Защитени ли са търговската и служебната тайна?
7. Обезпечена ли е защитата на личните данни?

 

А. Процесуален ред за разглеждане на сигнали, приети по вътрешен канал

I. На какви ценности се основава процедурата по разглеждането на сигнали? 

Ние сме убедени, че стабилната и ефективна дейност по предоставяне на услугата ВиК е възможна при условията на съблюдаване на етическите норми за добросъвестно изпълнение, на българското законодателство или на актовете на Европейския съюз. Процедурата за разглеждане на сигнали се явява важна част за защита на нашите корпоративни ценности и задължения, насочена към осветляване на потенциални нарушения и тяхното отстраняване. 

II. При какви случаи се използва процесуалният ред?

Представеният процесуален ред описва общите принципи за регистриране и проверка на подадени сигнали за възможни нарушения вътре в дружеството и в свързаните с дейността процеси. Този ред се явява задължителен за служителите, участващи при разглеждането на сигнали. Като правило процесите, описани в настоящата процедура, се задействат, ако сигналите са подадени по определените и обявени условия и ред.

III. Какви сигнали се разглеждат в рамките на процесуалния ред?

Процедурата за разглеждане на сигнали служи за получаване, регистриране и разглеждане на сигнали за нарушения на българското законодателство или на актовете на Европейския съюз, свързани с дейността на дружеството.

Важно обстоятелство – настоящата процедура не касае разглеждане на жалби, сигнали и други, свързани с предоставяне на ВиК услугите към потребителите.

IV. Как е устроена процедурата за разглеждане на сигнали?

За качествено обработване на сигналите за възможни нарушения, в частност с отчитане мащаба и организационната структура и сложност в дружеството, към разглеждането на сигнали се привличат специалисти и експерти от вътрешните подразделения.

 

Б. Подаване на сигнал по вътрешен канал

I. Кой може да подава сигнал? 

• работник, служител от дружеството на трудов договор;
• лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност;
• стажант;
• съдружник, акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен и контролен орган на търговско дружество, член на одитен комитет на предприятие;
• лице, което работи за физическо или юридическо лице, негови подизпълнители и доставчици;
• кандидат за работа, участвал в конкурс или друга форма на подбор за постъпване на работа, и получил в това качество информация за нарушение;
• работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала, или публичното оповестяване.

II. Как се подава сигнал?

Сигналът може да се подава чрез допустимите от закона начини – лично или чрез пълномощник.

Писмено:

• Чрез пощенски оператор на следния адрес: 7000 гр. Русе, ул. “Добруджа“, № 6, Служител, отговорен за разглеждане на сигнали, с гриф „лично“;
• По електронен път на следния ел. адрес: obzr@vik-ruse.com.

Устно:

• При лична среща, след предварително уговаряне по телефона. Телефон за контакт: 082 501 508.

Важно: Приложени са необходимите мерки, за да се възпрепятства разкриването пряко или непряко самоличността на сигнализиращото лице, както и създаване на предположение за неговата самоличност.  Необходимо е сигналите да бъдат изготвени на български език. Образец на формуляра е достъпен на тук.

III. За какво може да се подаде сигнал?

Сигнал може да се подава единствено за информация, свързана с дейността на дружеството, попадаща в приложното поле на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация, както следва:

Част I

• Член 3,ал.1,т.1, буква "а" -обществените поръчки, ( т.1, буква „в“, т.2, буква „а“ и „б“);
• Член 3,ал.1,т.1, буква "б“, финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването  на изпирането на пари и финансирането на тероризма, ( буква „ж“ и „и“ );
• Член 3,ал.1,т.1, буква "в" - безопасността и съответствието на продуктите, ( т.1, буква „а“, т.2, буква „в“ );
• Член 3, ал.1,т.1,буква "г" -  безопасността на транспорта, ( т.5 );
• Член 3,ал.1,т.1,буква "д" - опазването на околната среда, ( т.1, т.3, буква „д“,т.5 буква „а“ и “б“, т.7, т.8. );
• Член 3,ал.1,т.1, буква "е"- радиационната защита и ядрената безопасност,( буква „б“);
• Член 3,ал.1,т.1, буква "и" - защитата на потребителите, ( буква „а“);
• Член 3,ал.1,т.1, буква "к"- защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни и сигурност на мрежите и информационните системи, ( т.1,буква „в“, т.2, буква „а“);                        

Част II

• Член 3, ал. 3, т. 1, буква "б“-финансови услуги, продукти и пазари и предотвратяване изпирането на пари и финансирането на тероризма, (т.1, буква „в, т.2. )

Когато в секторните актове на Европейския съюз, посочени в част II от приложението, се предвиждат специални правила относно подаването на сигнали за нарушения, се прилагат правилата, посочени в тези актове или национални разпоредби, които въвеждат съответните правила. Законът за защита на лицата, подаващи сигнали  или публично оповестяващи информация за нарушения се прилага, доколкото даден въпрос не е императивно уреден в съответните секторни актове и национални разпоредби.

Част III

Тази процедура се прилага и по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация по смисъла на закона и:

• Член 3, ал.1,т.2, нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз;
• Член 3, ал.1,т.3, нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;
• Член 3, ал. 1, т.5, извършено престъпление от общ характер, за което лице по чл. 5 е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.

Част IV

Тази процедура се прилага и по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация в областта на българското законодателство в областта на:

• правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
• трудовото законодателство;
• законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

IV. Каква информация за нарушение трябва да се съдържа в сигнала?

Следната информация може да бъде полезна за разглеждане на сигнала:

• Описание на фактическите обстоятелства в хронологичен порядък;
• Какво се е случило? Конкретно описание;
• Къде се е извършило нарушението?
• Кога е извършено нарушението. Продължава ли да се извършва нарушението?
• Има ли застрашено лице или застрашени лица?
• Каква е сумата на щетата?
• Кой би могъл да бъде отговорен за нарушението?
• Кой нормативен акт от българското законодателство е нарушен и/или акт на Европейския съюз.
• Кой национален и/или орган на Европейския съюз още е бил уведомен?
• Какви са очакванията от предприемане на превантивни или коригиращи действия?
• Каква е конкретната или предполагаемата цел на подадения сигнал?
• Предявени условия за защита като максимална възможна конфиденциалност, неразгласяване на имена в хода на разследване.

 

В. Предприемане на действия по вътрешен канал

I. Какво се предприема след получаване на сигнал?

Получаването на сигнала ще бъде потвърдено в писмена или електронна форма (в зависимост от избрания начин на подаване на съответния сигнал), при условие че са предоставени данни за контакт.

II. Какво се предприема при разглеждане на подаден сигнал?

След получаване на сигнал по вътрешния канал се извършва регистрация, като за всеки сигнал се определя УИН – уникален регистрационен номер и дата.

Не се образува производство по:
- анонимни сигнали;
- сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

На първо място, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, проверява достоверността и законовото основание на подадения сигнал, за да се определи има ли достатъчно основания да се предположи дали се извършва, или е било извършено нарушението, или да се установи съществува ли реална опасност за предстоящото му извършване.                                                                                                                    

Целта на този етап се състои в това да се даде възможност за връзка със сигнализиращото лице относно необходимост от допълнителна информация, както и да се определят лицата с право на защита.

В случай че получения сигнал бъде потвърден, служителят предлага на управителя предприемане на последващи действия, както и конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяването на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване.

III. Кога се прекратява проверка по получен сигнал?                                                         

Проверка по сигнал се прекратява:

• когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; прекратяването не засяга защитата на лицето по отношение на вътрешно подаване на сигнал;
• по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемане на последващи действия;
• когато се установят данни за извършено престъпление, тъй като в случая компетентен орган е прокуратурата.

IV. Кога сигналът се препраща да органа за външно подаване на сигнали?

Сигналът се препраща до Комисията за защита на личните данни като орган за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително.

В случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, лицето се насочва към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

В случай, когато проверката е прекратена на основание чл.17, ал.1, т. буква „а“ и „б“, сигнализиращото лице може да подаде сигнал до националния орган за външно подаване на сигнали.

V. По какъв начин лицето, подаващо сигнал, участва при разглеждането на сигнала?

Ако сигналът не отговаря на изискванията за регистриране, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът с приложенията към нето се връща на сигнализиращото лице.

Сигнализиращото лице за нарушения винаги се информира за извършената проверка на фактическите обстоятелства, както и за резултатите от предприетите мерки.

VI. Какъв е срокът за разглеждане на подадения сигнал?

Продължителността на разглеждане на подадени сигнали за нарушения зависи от обема и степента на сложност. Разглеждането се извършва оперативно и без недопустимо забавяне от страна на дружеството. 

Предоставянето на обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия е в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала.

VII. Безплатна ли е процедурата за разглеждане на сигнал?

Сигнализиращото лице за нарушения може да се възползва от мерките за подкрепа, както и на безплатна и достъпна информация и съвети относно мерките по защита, свързани с:

• освобождаване от отговорност; вреди, причинени на частноправни субекти; като мерките за подкрепа се предоставят от Комисията за защита на личните данни;
• възможност за прекратяване на съдебно производство; като мярката за подкрепа се предоставя  от Националното бюро за правна помощ;

Описаната процедура, отнасяща се до подаване и разглеждане на сигнал, е безплатна,  но като правило дружеството не поема задължения и разходи, направени от лицето във връзка с изпълнение на процедурите като на транспортни разходи и разходи за юридическа консултация и други подобни.

 

Г. Интегрирани принципи в процедурата по разглеждане на сигнал:                                  

I. По какъв начин е гарантирана тайната на процедурата по разглеждане на сигнали?

Служителите, на които е възложено разглеждането на сигнали, се отнасят към получената информация, както към конфиденциална по отношение на други лица. Самоличността на сигнализиращото лице, предоставило информация за нарушения, няма да бъде разкрита. Разкриването на самоличността или информацията се допуска само при изрично писмено съгласие от сигнализиращото лице.

Принципът на конфиденциалност не се прилага в случай на влязло в сила юридическо и административно задължение по разкриване на информацията и за уведомяване. Преди разкриването на самоличността и на информацията лицето ще бъде уведомено писмено за необходимостта от разкриването. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването и съдебното производство.

II. Защитено ли е лицето, подаващо сигнал за нарушения, от неблагоприятни последствия за него?

Причиняване на вреда, ответни действия, имащи характер на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия са неприемливи и забранени от закона.

Не се допуска намеса в разследването или възпрепятстването му, като се оказва влияние на свидетелите, а също така и укриване или подмяна на документи и други доказателства.

Дружеството осигурява максимална степен на защита от дискриминация и репресивни мерки на сигнализиращото лице, и на лицата, които по лични съображения помагат при разследването.

III. Явява ли се процедурата по разглеждане на сигнали безпристрастна?

Безпристрастността се гарантира с управленчески и организационни решения от страна на ръководството на дружеството, а също и с въведените принципи на контрол и на специалната независима процедура по разглеждане на сигнали.

Служителите, отговарящи за разглеждане на сигнали, следва да не са в конфликт на интереси за всеки разгледан случай.

IV. Какви допълнителни принципи се прилагат към процесуалния ред?

• Съблюдаване на процесуалните норми − в хода на разследването се съблюдават действащите закони, в това число и Законът за защита на личните данни, както и вътрешните правила в дружеството в техните действащи редакции.
• Презумпция за невинност − разследването се провежда при съблюдаване на принципите за неутралитет и обективност, при отчитане презумпцията за невинност. Наред с уликите, изобличаващи засегнатите лица в нарушение, също се отчитат и тези обстоятелства, които могат да ги оправдаят. Засегнатото лице се ползва от правото си на защита, както и на справедлив процес, и от презумпцията за невинност, и от правото си на достъп до отнасящите се до него документи.
• Съблюдаване на принципа за съразмерност − разследването се провежда съгласно принципа на съразмерност, т. е. предприетите действия трябва задължително да бъдат съответни, действително необходими и отговарящи на целите на разследването.
• Право на участие на други страни − доколкото в процеса на разглеждане на сигнали действат права на участие на представителства на работниците и служителите, в такъв случай ще бъдат привлечени съответните органи или лица.

V. Могат ли засегнатите лица да се ползват от правото си на иск пред съда?

Засегнатото лице има право на обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, когато е установено, че сигнализиращото лице съзнателно е подало сигнал с невярна информация или публично е оповестило невярна информация, както и когато според обстоятелствата е било длъжно да предположи, че информацията е невярна.

Отговорност за действие или бездействие, което не е свързано с подаването на сигнал:

Сигнализиращото лице носи отговорност съгласно българското законодателство и правото на Съюза за действие или бездействие, което не е свързано с подаването на сигнала или не е необходимо за разкриването на нарушението.

В случай на съдебен или административно правен процес, в който лице твърди, че е обект на ответни действия, самото лице трябва да докаже, че тези действия са реакция именно на подаден от него сигнал.

Не следва да се приема, че ответното действие е извършено като реакция на подаден от лицето сигнал, ако преценката на всички обстоятелства сочи, че за прилагането на мярката наложилото я лице има друго законно основание.

VI. Защитена ли е търговската и служебна тайна?

Защитата на производствена и търговска тайна е в сила. Информация определена ката  конфиденциална, не се предава на трети лица, за целите, които надхвърлят необходимото за предприемане на последващи действия.

VII. Обезпечена ли е защитата на личните данни?

Разглеждането на сигнали, свързано с обработване на лични данни, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679, както и със Закона за защита на личните данни.

Информацията е въведена със Заповед № 61 от 05.05.2023г. на управителя  на „Водоснабдяване и канализация“ ООД −Русе